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About AbbVie

At Allergan Aesthetics, an AbbVie company, we develop, manufacture, and market a portfolio of leading aesthetics brands and products. Our aesthetics portfolio includes facial injectables, body contouring, plastics, skin care, and more. Our goal is to consistently provide our customers with innovation, education, exceptional service, and a commitment to excellence, all with a personal touch. For more information, visit . Follow Allergan Aesthetics on LinkedIn.

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AbbVie es una compañía farmacéutica con más de 10 años de experiencia en el mercado, nacida a partir de un spin-off de Abbott. Actualmente, se posiciona dentro del top 3 de la industria farmacéutica a nivel global, presentando un crecimiento muy acelerado gracias a su cultura organizacional orientada al bienestar y al desarrollo profesional: somos reconocidos como un Great Place to Work. Destacamos por una cultura integral, amigable y apasionada por ayudar y aprender cada día, siempre con el propósito firme de mejorar la vida de los pacientes y hacer una diferencia positiva en su salud.

Tu labor también te permitirá conocer personalmente a médicos durante la realización de eventos, y ofrecer tu apoyo en distintos escenarios internos y dirigidos a consumidor, incluyendo la participación en foros y espacios de discusión relevantes para la compañía.

• Asesorar a la Unidad de Allergan Aesthetics sobre el desarrollo logístico de eventos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por AbbVie para tal fin. 

• Cotizar los servicios requeridos para el desarrollo de los eventos con los diferentes proveedores aprobados y agencia in house,  

• Presentar presupuesto de los servicios solicitados al owner del evento 

• Enviar al encargado de tramitar las órdenes de compra en cada área, la cotización aprobada de los servicios de eventos a cargo, con el fin de que pueda solicitar la orden de compra, documento necesario para confirmar los servicios al proveedor, realizar seguimiento sobre la misma. 

• Apoyar con la ejecución, revisión y control del presupuesto asignado y aprobado por el owner para el evento 

• Elaborar, enviar y recibir nuevamente firmadas todas las cartas de términos y condiciones de  invitación para eventos nacionales e internacionales  

• Elaborar carpetas de manera organizada por área y por evento donde pueda documentar toda la trazabilidad de los eventos a su cargo. 

• Apoyar de manera transversal las  solicitudes y cargue de documentos en PRISM (Veeva) relacionadas con el manejo de eventos  

• Apoyar en el diligenciamiento de las plantillas para el control y seguimiento de los KPIs en el manejo de eventos. 

• Realizar seguimiento de comienzo a fin a los proveedores sobre todos los servicios contratados (emisión de tiquetes aéreos, traslados, espacios para reuniones, equipos audiovisuales, alimentos y bebidas, materiales, etc) 

• Apoyar con la revisión de los cierres de gastos financieros y soportes documentales presentados por los diferentes proveedores y/o solicitar correcciones o aclaraciones si eventualmente no coincide con los servicios solicitados o valores aprobados. 

• Apoyar con la gestión de aceptación de facturas, garantizando previamente su revisión y aprobación para facturar 

• Apoyar con la elaboración de las solicitudes de ampliación por monto a órdenes de compra generadas con sus respectivas justificaciones bajo aprobación del owner del evento. 

• Apoyar con la elaboración de reportes de transferencia de valor, definidos por el ministerio de salud para los médicos asistentes a un evento cuando aplique. 

• Contactar al área de pagos para identificar pagos en proceso o facturación bloqueada asociada a eventos. 

• Apoyar con la elaboración del consolido del cierre de gastos de los eventos con diferentes proveedores. 

• Acompañar los eventos de manera presencial con el fin de asegurar la correcta prestación de los servicios cuando así se requiera. 

• Apoyar de manera eventual a otros funcionarios de la unidad de AA, cuando el trabajo así lo requiera. 

Qualifications

• Estudiante de últimos semestres de Mercadeo, Administración, Comunicación o carreras afines.
• Proactividad, organización, atención al detalle y orientación al aprendizaje.
• Capacidad para trabajar en equipo y relacionarse con diferentes áreas y niveles de la organización.
• Manejo intermedio de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel y PowerPoint.
• Nivel de inglés B2.

Additional Information

AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives and serving our community.  Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled. 

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